Digitale Rechnungen: Der korrekte Umgang

Immer mehr Unternehmen setzen heutzutage auf ein papierloses Büro, in dem die Korrespondenz digital durchgeführt wird. Die Gründe hierfür sind vielfältig, von der Kostenersparnis durch den Wegfall von Portogebühren über ein wachsendes Umweltbewusstsein bis hin zur Bequemlichkeit einer simpleren Handhabung. Neben diesen Annehmlichkeiten bleiben dennoch einige Punkte, die man bei der Bearbeitung von digitalen Rechnungen beachten muss. Wir zeigen Ihnen zudem Tipps für einen optimalen Arbeitsablauf.

Prüfen, buchen, bezahlen?

Im Grunde klingt die korrekte Bearbeitung digitaler Rechnungen sehr simpel. Die Rechnung kommt im E-Mail-Postfach an, wird auf ihre Richtigkeit geprüft und anschließend bezahlt, oder? Doch wissen Sie, worauf Sie explizit achten müssen und was außer der Bezahlung noch mit der Rechnung passieren muss? Wir geben Ihnen die notwendigen Schritte übersichtlich an die Hand:

  1. Eingangsbearbeitung

  2. Inhaltliche Prüfung

  3. Formelle Prüfung

  4. Buchung

  5. Archivierung

  6. Zahlung


Damit Sie noch effizienter und einfacher arbeiten können, haben wir Ihnen eine Reihe von Tipps und Tricks zusammengetragen, womit Sie mehr Ordnung in Ihre Rechnungsbearbeitung bringen können. Richten Sie beispielsweise eine separate E-Mail-Adresse nur für eingehende Rechnungen ein, damit nichts im üblichen E-Mail-Verkehr untergeht und übersehen wird. Auf unserem praktischen Merkblatt verraten wir Ihnen weitere nützliche Hinweise für ein einfaches Handling.

Unser Merkblatt können Sie sich hier kostenlos an Ihre eMail-Adresse senden lassen: